Events verwalten

Vielseitig aber präzise: Mit vaflix können Sie ganz genau errechnen, wann der „Break-Even“ einer Veranstaltung erreicht ist oder wie hoch der Betrag ist, der an die Künstlersozialkasse oder die GEMA abgeführt werden muss. Auf Wunsch bereitet das System die Dokumente vor und die Daten können umgehend an die jeweiligen Adressaten versandt werden.

Behalten Sie den Überblick: Verwalten Sie Ihre Gästeliste und PR-Texte online oder starten Sie die Auswertung der Veranstaltung ganz einfach mit wenigen Mouseclicks. Entscheiden ganz allein Sie, wer Zugang zu welchen Menüpunkten erhält. Mit dem ausgeklügelten Ampelsystem können Sie den Bearbeitungsprozess eines Termins kennzeichnen. Wenn der Termin Ihrer Meinung nach die wichtigsten Stammdaten aufweist, geben Sie ihm schlichtweg „grünes Licht“ und starten Sie beispielsweise mit der Vermarktung. Und wenn Sie sich die favorisierte Champagnermarke Ihres Künstlers nicht merken können - speichern Sie diese doch einfach in seinem Profil.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

Break - Even Rechner:
Berechnen Sie vor jedem Event den Break Even unter Berücksichtigung aller Faktoren im Bereich Ausgaben, wie z.B. Gage, Miete, Personal, Steuer, GEMA, KSK, Technik, Catering, Werbung und bei den Einnahmen Punkte wie VVK, AK und Sponsoringmittel.

Ticketverwaltung:
Verwalten Sie die Ticketkontingente für Tourneen und Events: Abendkasse, Vorverkauf, Karten an online Ticketseller, wie Hekticket und Gästelisten mit Aufteilung in „Presse, Partner, Gäste vom Artist, VIP…“

Gebührenberechnung GEMA und Künstlersozialkasse:
Mit vaflix lassen sich die anfallenden GEMA und KSK – Gebühren über einen frei definierbaren Zeitraum berechnen. Diese Auswertung wird automatisch als druckbares PDF in Briefform ausgegeben und kann direkt an die GEMA, den Künstler oder Künstlersozialkasse gesendet werden.

Berechnung der Eventversicherung:
Dank eines integrierten Rechners, werden die Kosten für eine Eventhaftpflicht berechnet und auf Wunschan die zuständige Versicherung weitergeleitet.

Tabellarische Auswertung:
vaflix bietet eine Vielzahl an Auswertungen in PDF – Form, die thematisch an die Anforderungen der Empfängergruppen, wie z.B.: Technik, Servicepersonal, Künstler, Buchhaltung, GEMA, Hausmeister u.ä. angepasst sind.

Freie Auswertung:
Erstellen Sie Ihre eigenen, individuellen Reports aus allen angelegten Daten. Z.B.: Wie viele Zuschauer hatte ein bestimmter Künstler über einen frei definierten Zeitraum oder welche Events waren Ausverkauft.

Automatische Erstellung von Künstlerverträgen:
Zu jedem Event generiert vaflix automatisch rechtlich verbindliche Verträge mit den beteiligten Künstlern im PDF-Format. Berücksichtigt werden hierbei Faktoren, wie Gage, zu erbringende Leistungen, Arbeitszeiten und interne Vereinbarungen.

Automatische Erstellung von Mietverträge:
Bei Anmietung einer Location hilft vaflix durch Erstellung eines Mietvertrages.
Jede Vertragsvorlage kann mit kundenspezifischen Anforderungen ergänzt werden.